Nieuwe privacy wetgeving

 

Velen onder jullie hebben de laatste maanden gelezen over de GDPR. Deze afkorting staat voor General Data Protection Regulation oftewel algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Deze gaat in op 25 mei 2018. Maar wat wil dat nu zeggen voor jullie als vzw of feitelijke vereniging? En welke zaken mogen jullie van ons verwachten?

 

Wat doet VOSOG?

 

 

 

Wij zijn al een tijdje bezig met het uitspitten van deze nieuwe regels. Daarom werken we aan een privacyverklaring die duidelijk moet maken wat we allemaal met jullie gegevens doen. Natuurlijk zitten hier geen verrassingen in. We gebruiken namelijk alles wat we van jullie krijgen enkel om ons ledenblad, Kontakt, te versturen en te voldoen aan de wettelijke bepalingen voor onze subsidies. We verkopen deze gegevens vanzelfsprekend nooit door en zijn uiterst voorzichtig met de verwerking hiervan.

 

We zorgen natuurlijk ook voor een degelijke beveiliging van alle zaken die jullie aan ons toevertrouwen. Zo hebben we de laatste jaren werk gemaakt van een veilige en uitgebreide ledenadministratie. Dit om het voor jullie makkelijk te maken om eigen gegevens te controleren maar ook om te zorgen dat deze beveiligd zijn en bij niemand persoonlijk worden bewaard. Op die manier zorgen we voor controle. Ook heeft niemand anders dan de medewerkers op het secretariaat en het bestuur toegang tot alle gegevens. Zo zal bv. in geval van schade, de verzekering nooit rechtstreeks toegang hebben tot jullie persoonlijke gegevens. Alleen het secretariaat zal controleren of iemand al dan niet verzekerd is en zijn of haar lidgeld heeft betaald

Wat moeten jullie doen?

 

De nieuwe wetgeving verwacht eigenlijk dat alle vzw’s, feitelijke verenigingen en bedrijven of organisaties hun leden duidelijk maakt wat er met hun gegevens gebeurt als ze zijn overgedragen aan die instantie. Het is dus ook jullie verantwoordelijkheid om aan te geven aan de leden van de kern of stam wat jullie doen met de gegevens die jullie opvragen. Voor bijna alle kernen is dit zeer beperkt. Jullie vragen enkel zaken op omdat wij er naar vragen of om jullie werking te kunnen uitvoeren. Het is dus goed om mensen te informeren door een kleine tekst op te stellen als privacy overeenkomst en een register bij te houden van jullie activiteiten. Tot slot zou er ook een kleine procedure moeten worden uitgeschreven als je al deze gegevens zou verliezen. Voorbeelden van deze documenten kan je vinden onderaan deze pagina.

 

Let wel, deze regeling geldt ook voor beeldmateriaal en opnames. Je kan dus niet zo maar gebruik maken van elke afbeelding die je vindt in een doos of op je computer. Het is meestal nodig om mensen hun toestemming hiervoor te vragen. Natuurlijk is dit ook nu al het geval zonder dat de nieuwe regeling in werking is getreden.


Geen paniek

 

Voor zij die voor de eerste keer horen van deze regelgeving of die nog niet in actie zijn gekomen: Het is niet zo dat jullie hierop zullen worden gecontroleerd vanaf 26 mei. Deze wetgeving is eigenlijk een bestendiging van een hele hoop wetten die reeds bestonden in België. We raden jullie echter wel aan om dit in orde te brengen. Onder het motto ‘beter voorkomen dan genezen’ is het goed om je manier van werken eens onder de loep te nemen. Zo kan je zeker zijn dat de gegevens van al je leden niet in de verkeerde handen terecht komen. Het is dus belangrijk dat je na gaat waar er allemaal persoonsgegevens zijn opgeslagen. Bekijk dit dus zeker eens met je bestuur.

 

 

 

 

Als je nog vragen hebt of je wilt de hulp inroepen van ons personeel neem dan onmiddellijk contact op met het secretariaat. Info@vosog.be of 03/440 31 00

Download
Lokaal Stappenplan
GDPR-lokaal-stappenplan-fase-1-.docx
exe Bestand 503.3 KB
Download
Voorbereidende vragenlijst
lokaal-gdpr-vragenlijst-voorbereiding-re
exe Bestand 493.7 KB
Download
Toetsing Principes
lokaal-gdpr-toetsing-principes-.docx
exe Bestand 494.0 KB
Download
Voorbeeld Register (Mac)
register-minimaal-opgemaakt-19318-.numbe
Gecomprimeerd archief in ZIP formaat 177.8 KB
Download
Voorbeeld Privacy Verklaring
privacy-verklaring-vb-5-feb (1).pdf
Adobe Acrobat document 126.0 KB
Download
Voorbeeld Register (Windows)
180426-register-gdpr-minimaal-vrijwillig
Microsoft Excel werkblad 520.2 KB